Qual è il regime di vigilanza per le banche?
La BCE e la Banca d'Italia, cooperando tra loro, svolgono funzioni di supervisione dirette a salvaguardare la sicurezza e la solidità del sistema bancario europeo, accrescere l'integrazione e la stabilità finanziarie, assicurare una vigilanza coerente. In sintesi, la BCE focalizza la propria azione su banche e gruppi bancari significativi; la Banca d'Italia esercita la vigilanza su banche e gruppi bancari meno significativi in un'ottica di supervisione unitaria guidata dagli orientamenti e dalle istruzioni generali impartite dalla BCE.
La Banca d'Italia mantiene una competenza piena ed autonoma in materia di protezione dei consumatori, contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, supervisione sui servizi di pagamento e sui mercati degli strumenti finanziari, vigilanza sui soggetti non bancari e sulle succursali di banche extracomunitarie.
I controlli sono esercitati dalla Banca d'Italia nel rispetto della natura imprenditoriale dei soggetti vigilati, i quali determinano in autonomia strategie, modelli organizzativi e politiche di investimento nell'ambito di un sistema di regole generali di natura prudenziale.
L'azione di controllo della Banca d'Italia sugli intermediari è svolta attraverso analisi e interventi finalizzati a individuare tempestivamente segnali di potenziale anomalia negli assetti tecnico-organizzativi e a sollecitarne la rimozione mediante appropriate misure correttive. Il controllo riguarda tutti gli aspetti della loro operatività e si focalizza sulla coerenza degli assetti organizzativi, sulla qualità della gestione e del controllo dei rischi, sull'adeguatezza del patrimonio a fronteggiare eventuali perdite, sulla trasparenza e sulla correttezza nei confronti della clientela. Per salvaguardare l'integrità del sistema finanziario e prevenire comportamenti illeciti, specifici controlli sono condotti sul rispetto della normativa in materia di antiriciclaggio e usura.
L'azione si articola in controlli documentali - basati sulla raccolta, l'elaborazione e l'analisi sistematica di un complesso di informazioni di natura statistica, contabile e amministrativa - e controlli ispettivi presso gli intermediari, diretti a verificare qualità e correttezza dei dati trasmessi e ad approfondire la conoscenza di aspetti organizzativi e gestionali. L'attività ispettiva è graduata in funzione di caratteristiche, dimensioni e complessità dell'intermediario controllato ed è focalizzata sui rischi rilevanti, sulla governance e i controlli interni.
In che lingua può essere presentata l'istanza di autorizzazione?
L'istanza può essere presentata in una delle lingue ufficiali dell'Unione Europea, a scelta dell'istante, come previsto dall'art. 24 del Regolamento (UE) n. 468/2014.
Quali sono i documenti da allegare all'istanza?
Le informazioni e i documenti da trasmettere con l'istanza di autorizzazione sono indicati nella Circolare della Banca d'Italia n. 285/2013 e negli standard tecnici EBA/RTS/2017/08 e sono, di norma, i seguenti:
- atto costitutivo e statuto sociale;
- programma di attività, relazione sulla struttura organizzativa e progetto di governo societario;
- elenco dei partecipanti diretti e indiretti al capitale della banca, ordinati in base alle rispettive quote di partecipazione in valore assoluto e in termini percentuali. Per le partecipazioni indirette va specificato il soggetto per il tramite del quale si detiene la partecipazione;
- documentazione attestante il possesso dei requisiti previsti in capo ai partecipanti qualificati diretti e indiretti;
- attestazione del versamento del capitale nella misura minima prevista dalle disposizioni applicabili rilasciata dalla direzione generale della banca presso la quale il versamento è stato effettuato;
- informazioni sulla provenienza delle somme con le quali viene sottoscritto il capitale della banca;
- descrizione, anche mediante grafici, del gruppo societario di appartenenza;
- documentazione attestante il possesso dei requisiti di idoneità degli esponenti aziendali nonché l'insussistenza dell'incompatibilità di cui all'articolo 36 del D.L. n. 201/2011 (c.d. divieto di interlocking);
- relazione sui servizi di investimento e/o di pagamento che si intende prestare, ove previsti.
In base alla situazione concreta e al modello di business scelto dall'intermediario può essere necessario produrre ulteriore documentazione utile a supportare le valutazioni istruttorie (per es. la perizia redatta in caso di conferimenti in natura).
La documentazione indicata alle lett. d), e) e h), deve avere data non anteriore ai 6 mesi da quella di presentazione della domanda di autorizzazione.
Cosa valuta la Banca d'Italia in relazione all'assetto proprietario di una banca?
Nella valutazione delle iniziative di costituzione la Banca d'Italia presta particolare attenzione ai profili della solidità finanziaria e della qualità dei partecipanti al fine di assicurare l'adeguata capacità di fronteggiare i rischi della fase di avvio dell'attività e, in caso di crisi, di minimizzare i costi connessi alla dispersione di valore aziendale.
A questo fine, la Banca d'Italia valuta la qualità dei titolari di partecipazioni qualificate al capitale dell'intermediario (cioè coloro che detengano almeno il 10% delle azioni o dei diritti di voto ovvero sono in grado di esercitare una influenza notevole) e la solidità finanziaria del progetto sulla base dei seguenti criteri: la reputazione del partecipante qualificato; l'onorabilità, la correttezza, la professionalità e la competenza di coloro che, a seguito dell'acquisizione della partecipazione, svolgeranno funzioni di amministrazione e direzione nell'intermediario; la solidità finanziaria del partecipante qualificato; la capacità dell'intermediario di rispettare a seguito dell'acquisizione della partecipazione le disposizioni che ne regolano l'attività; l'idoneità della struttura del gruppo del partecipante qualificato a consentire l'esercizio efficace della vigilanza; la mancanza di un fondato sospetto che l'acquisizione sia connessa ad operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Le valutazioni sono condotte in linea con le previsioni dell'art. 19 TUB e del Provvedimento della Banca d'Italia del 26.7.2022.
La valutazione dell'assetto proprietario non dà luogo ad una decisione distinta in materia di partecipazioni qualificate e neppure segue gli aspetti procedurali previsti dalla normativa di riferimento, ma confluisce nell’istruttoria sulla autorizzazione per l'accesso al mercato.
La verifica è effettuata sulla base delle informazioni e dei documenti prodotti ai sensi del Provvedimento della Banca d'Italia del 26.10.2021.
Cosa valuta la Banca d'Italia nel caso di una società appartenente a un gruppo o una filiazione?
Le analisi condotte durante l'istruttoria sono finalizzate a verificare la solidità dell'iniziativa che l'istante propone e la trasparenza e l'adeguatezza del suo assetto proprietario. Se la nuova banca fa parte di un gruppo, viene inoltre valutata la configurazione del gruppo, la localizzazione delle sue singole componenti, l'adeguatezza del sistema di supervisione dei paesi in cui sono stabilite eventuali componenti estere del gruppo, in modo da verificare la possibilità per la Banca d'Italia di esercitare in maniera efficace i suoi compiti di vigilanza a livello individuale e consolidato.
Cosa valuta la Banca d'Italia in tema di governance ed esponenti aziendali?
La Banca d'Italia valuta la struttura di governance dell'intermediario per verificare che essa sia in grado di assicurare il governo dei rischi cui l'intermediario sarà esposto, sia coerente con l'attività e le dimensioni prospettate, sia chiara nell'allocazione dei compiti tra i diversi organi aziendali e nei rapporti con gli azionisti.
Con riferimento agli esponenti aziendali, viene valutata l'idoneità allo svolgimento dell'incarico dei soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo (cd. fit and proper); l'idoneità costituisce, infatti, un presidio fondamentale per assicurare un governo societario improntato a criteri di sana e prudente gestione.
A tal fine, gli esponenti devono possedere requisiti di professionalità, onorabilità e indipendenza, soddisfare criteri di competenza e correttezza, dedicare il tempo necessario all'efficace espletamento dell'incarico. La disciplina dei requisiti di idoneità è contenuta nell'art. 26 TUB e nel D.M. n. 169/2020.
La responsabilità di individuare esponenti idonei e assicurare un'adeguata composizione quali-quantitativa degli organi di amministrazione e controllo fa capo all'intermediario; questo deve anche garantire che i requisiti e i criteri siano rispettati non solo al momento della nomina dell'esponente, ma per tutta la durata dell'incarico.
Gli esponenti aziendali devono inoltre rispettare il divieto di interlocking directorship previsto dall'art. 36 del D.L. 201/2011.
Nella valutazione delle iniziative di costituzione si presta particolare attenzione, tra l'altro, al profilo della professionalità degli esponenti al fine di assicurare l'adeguata capacità di fronteggiare i rischi della fase di avvio dell'attività e, in caso di crisi, di minimizzare i costi connessi alla dispersione di valore aziendale.
Cosa deve indicare il programma di attività?
Il contenuto del programma di attività è indicato nella Circolare n. 285/2015. Il documento, redatto dagli amministratori, deve indicare:
- le caratteristiche dell'operatività che si intende avviare e le linee di sviluppo dell'operatività;
- la struttura tecnica e organizzativa, il sistema dei controlli interni e le caratteristiche del sistema IT;
- i bilanci previsionali dei primi tre esercizi da cui risultino l'ammontare degli investimenti, i risultati economici attesi, e il rispetto dei requisiti prudenziali per i primi tre anni di attività.
Il documento prefigura anche scenari avversi rispetto alle ipotesi di base formulate e descrive i relativi impatti economici e patrimoniali, rappresentandone gli effetti sui profili prudenziali; in tale ambito, sono individuate le azioni di rafforzamento patrimoniale necessarie, con la stima dei relativi oneri.
Il programma di attività deve contenere informazioni previsionali a livello individuale e, se del caso, a livello consolidato e sub-consolidato.
Quali valutazioni compie la Banca d'Italia in relazione al programma di attività?
Il programma di attività viene valutato dalla Banca d'Italia per verificarne: a) la sostenibilità attuale e prospettica, tenendo conto degli investimenti necessari per avviare l'attività e dei volumi operativi che l'intermediario si propone di raggiungere; b) il rispetto da parte dell'intermediario di tutti i requisiti prudenziali sin dall'avvio dell'operatività e per tutto il periodo previsionale.
Le valutazioni delle Autorità in merito al contenuto del programma di attività presentato in sede di istanza di autorizzazione sono effettuate alla luce delle sezioni 7 e 8 degli Orientamenti EBA/GL/2021/12.
La Banca d'Italia può richiedere agli azionisti dichiarazioni di impegno a sostenere finanziariamente la società qualora sia necessario per lo sviluppo delle attività o in caso di difficoltà.
Cosa deve indicare la relazione sulla struttura organizzativa?
La relazione sulla struttura organizzativa, in base alle disposizioni di vigilanza applicabili alle banche, deve almeno indicare:
- composizione, ruolo e funzionamento degli organi aziendali;
- composizione e ruolo dei singoli Comitati ove presenti;
- informazioni sulle modalità di gestione dei conflitti di interesse e sulle politiche di remunerazione;
- risk appetite framework e regolamenti ICAAP e ILAAP;
- regolamentazione interna dei processi del credito e della finanza;
- organigramma con indicazione del numero di risorse allocate presso ciascuna unità organizzativa.
Con riferimento alla descrizione del sistema dei controlli interni e di gestione dei rischi, la documentazione trasmessa dovrà indicare, per ciascuna funzione di controllo:
- ruoli, responsabilità e linee di riporto gerarchiche;
- competenze dei capi delle unità funzionali;
- numero di persone allocate presso ciascuna unità.
Con riferimento al sistema informativo e al piano di continuità aziendale, andranno descritti i sistemi di backup e di disaster recovery; andrà, inoltre, indicato il responsabile dell'IT, con una descrizione del suo ruolo, responsabilità e competenze professionali.
In caso di esternalizzazione di funzioni aziendali (processi, servizi o attività) a provider esterni occorre fornire le informazioni necessarie a valutare, tra l'altro, che la soluzione adottata non comprometta la capacità dell'intermediario di rispettare gli obblighi previsti dalla normativa di riferimento; non alteri il rapporto con la propria clientela; non pregiudichi la qualità del sistema dei controlli interni e non ostacoli l'attività di vigilanza. Sul punto di rinvia alla FAQ specifica.
Quali informazioni devono essere trasmesse in caso di esternalizzazione di funzioni aziendali?
Gli intermediari possono ricorrere alla esternalizzazione di funzioni aziendali (processi, servizi o attività), anche di quelle importanti (necessarie per lo svolgimento dell'operatività principale) a provider esterni a condizione che la soluzione adottata non metta a repentaglio la capacità dell'intermediario di rispettare gli obblighi previsti dalla normativa di riferimento; non alteri il rapporto con la propria clientela; non pregiudichi la qualità del sistema dei controlli interni e non ostacoli la vigilanza.
Le disposizioni di vigilanza richiedono che essi adottino una specifica politica aziendale per assicurare il corretto svolgimento delle funzioni esternalizzate da parte del fornitore, il buon funzionamento del sistema dei controlli interni e il monitoraggio continuo dell'attività svolta dal fornitore di servizi. In caso di esternalizzazione, pertanto, l'istanza andrà integrata, in linea con gli Orientamenti EBA/GL/2019/02 in materia, con le seguenti informazioni:
- una descrizione sintetica delle attività oggetto di esternalizzazione;
- l'indicazione dei provider individuati, unita alla valutazione - per le sole funzioni operative importanti esternalizzate - effettuata dall'organo amministrativo in merito all'adeguatezza quali-quantitativa del fornitore del servizio, anche considerato il complesso degli incarichi eventualmente rivestiti presso altri intermediari;
- il documento di policy aziendale in materia di esternalizzazione che, in linea con il principio di proporzionalità, stabilisca almeno: i) il processo decisionale per esternalizzare funzioni aziendali; ii) il contenuto minimo dei contratti di outsourcing e i livelli di servizio attesi delle attività esternalizzate; iii) le modalità di controllo delle funzioni esternalizzate; iv) i flussi informativi interni volti ad assicurare la piena conoscenza e governabilità dei fattori di rischio relativi alle funzioni esternalizzate; v) i piani di emergenza in caso di non corretto svolgimento delle funzioni esternalizzate da parte del fornitore di servizi;
- una sintesi dell'accordo di esternalizzazione delle funzioni operative importanti da cui risultino i principali diritti ed obblighi; i livelli di servizio attesi, espressi in termini oggettivi e misurabili, nonché le informazioni necessarie per la verifica del loro rispetto; gli eventuali conflitti di interesse e i relativi presidi di mitigazione; la durata dell'accordo e le modalità di rinnovo nonché gli impegni reciproci connessi con l'interruzione del rapporto;
- una descrizione delle misure adottate, anche di tipo organizzativo, per assicurare la verifica dell'operato degli outsourcers. Occorre anche indicare le risorse destinate ad assumere il ruolo di referente interno per i servizi esternalizzati, il cui profilo professionale deve essere in linea con l'incarico ricoperto.
Gli intermediari che ricorrono all'esternalizzazione di funzioni aziendali presidiano i rischi derivanti dalle scelte effettuate, mantenendo la capacità di controllo e la responsabilità sulle attività esternalizzate nonché le competenze tecniche e gestionali essenziali per re-internalizzare, in caso di necessità, il loro svolgimento. Resta ferma, in ogni caso, la responsabilità degli organi aziendali e del responsabile della funzione esternalizzata per il corretto svolgimento dei compiti esternalizzati.
Cosa valuta la Banca d'Italia in tema di organizzazione e sistema dei controlli interni?
L'organizzazione aziendale e il sistema dei controlli interni vengono valutati per verificarne l'efficacia e la coerenza rispetto alla complessità operativa e alle dimensioni dell'intermediario.
È valutato anche il sistema IT (information technology), che deve assicurare la corretta operatività dell'intermediario e l'adempimento delle segnalazioni periodiche di vigilanza.
Le banche possono esternalizzare alcune funzioni, a seconda della loro complessità operativa; la relativa contrattualistica deve identificare il livello minimo garantito di servizio e la possibilità per l'autorità di vigilanza di accedere ai sistemi del fornitore di servizi. Il ricorso all'esternalizzazione non fa venir meno la responsabilità della banca e dei propri organi aziendali.
Deve inoltre essere garantito il rispetto delle disposizioni antiriciclaggio previste dalla legge italiana; gli intermediari sono chiamati a una condotta di collaborazione attiva, che si basa su una adeguata conoscenza del cliente e sulla segnalazione delle operazioni che destano sospetti circa la provenienza dei fondi trasferiti.
Le valutazioni delle Autorità in merito all'assetto organizzativo prescelto sono effettuate alla luce della sezione 9 degli Orientamenti EBA/GL/2021/12.
A quali condizioni si verifica la decadenza dell'autorizzazione?
La banca decade dall'autorizzazione qualora non abbia iniziato a operare entro il termine di un anno dal rilascio dell'autorizzazione oppure vi rinunci espressamente entro lo stesso termine.
In presenza di giustificati motivi, su richiesta della banca interessata presentata almeno 60 giorni prima della scadenza del termine, può essere consentito un limitato periodo di proroga per l'inizio dell'operatività, di norma non superiore a 3 mesi.
La pronuncia di decadenza è adottata dalla Banca Centrale Europea secondo quanto previsto dal Regolamento (UE) n. 468/2014.
Nei casi di decadenza dell'autorizzazione, la società modifica l'oggetto sociale per escludere lo svolgimento dell'attività bancaria oppure dispone la liquidazione.
A quali condizioni si verifica la revoca dell'autorizzazione?
Fermi restando i casi di revoca consentiti dall'ordinamento, l'autorizzazione è revocata quando a) sono venute meno le condizioni in base alle quali l'autorizzazione è stata rilasciata; b) l'autorizzazione è stata ottenuta presentando false dichiarazioni; c) è accertata l'interruzione dell'attività bancaria per un periodo continuativo superiore a sei mesi; d) nei casi di liquidazione coatta amministrativa ai sensi dell'art. 80 TUB.
Il provvedimento di revoca è adottato dalla Banca centrale europea secondo quanto previsto dal Regolamento (UE) n. 468/2014.
Nei casi di revoca dell'autorizzazione, la società modifica l'oggetto sociale per escludere lo svolgimento dell'attività bancaria, oppure dispone la liquidazione.
