La Banca d'Italia, nell'ottica del miglioramento continuo delle attività di supporto ai compiti istituzionali, ha ottenuto la certificazione UNI EN ISO 9001:2015 per il servizio di acquisti centralizzato, da parte dell'organismo accreditato DNV, tra i principali a livello mondiale.
La decisione di certificare il sistema di gestione del procurement centralizzato secondo lo standard internazionale ISO 9001 è stata una scelta volontaria della Banca, volta a rafforzare la qualità, l'efficienza e la trasparenza delle proprie procedure di spesa.
La certificazione di qualità si pone come elemento di referenzialità dell'attività del Dipartimento; nel quadro del sistema di qualificazione delle Stazioni Appaltanti - introdotto dal Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. n. 36/2023) e nel quale la Banca ha già conseguito il livello più alto - tale elemento rafforza la posizione dell'Istituto, così come nell'ambito della strategia degli appalti congiunti che a livello nazionale è stata avviata alla fine del 2018 con altre Autorità indipendenti (IVASS, CONSOB, AGCM, ACN e ANAC), tramite un protocollo la cui validità è stata recentemente rinnovata per ulteriori cinque anni.
Nello specifico, la conformità con la nuova release della norma ISO 9001 assicura che il sistema di gestione per la qualità del Dipartimento Immobili e appalti è in grado di:
- analizzare il contesto esterno e interno in cui la Banca opera, al fine di individuare tutti i portatori di interesse e di gestire adeguatamente i fattori che influiscono sulla conformità dei prodotti e servizi e sulla soddisfazione del cliente;
- identificare i rischi e le opportunità del contesto di riferimento, attraverso un approccio risk-based thinking nella gestione dei processi operativi;
- porsi come base per lo sviluppo del concetto di qualità sostenibile, con specifico riferimento ai sistemi di gestione dell'energia e all'obiettivo di miglioramento della performance ambientale della Banca.
Le caratteristiche peculiari del sistema di gestione per la qualità del Dipartimento Immobili e appalti possono individuarsi nella:
- ampiezza dell'ambito di applicazione: le attività certificate abbracciano l'intero ciclo di vita delle iniziative di spesa, dalla rilevazione delle esigenze alla gestione dei contratti d'appalto, passando per la pianificazione delle iniziative, la progettazione degli interventi e la selezione del contraente;
- approfondita descrizione dei processi operativi, decisiva per diffondere l'utilizzo delle best practice e consolidare la conoscenza organizzativa;
- puntuale definizione di piani di qualità, sia nello sviluppo delle interazioni tra le diverse unità di base e strutture interne sia nella gestione dei rapporti con i fornitori esterni;
- attenta gestione dei rischi operativi connessi con le attività del procurement, attraverso la definizione di "piani di risposta" e l'attuazione delle misure di mitigazione;
- progettazione e utilizzo di un articolato set di indicatori sulla qualità dei processi e dei prodotti/servizi erogati, fondamentale per misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi stabiliti e il livello di soddisfazione degli utenti;
- capitalizzazione del know-how interno, mediante la diffusione e condivisione dei progetti, dei metodi e delle esperienze più significative;
- sistematica attività di audit interno svolta dalle strutture del Dipartimento, per individuare le azioni correttive e di miglioramento.
Alla fine del 2023 è stato completato con esito positivo l'audit di mantenimento della certificazione, a cura della DNV. L'attuale certificato copre il periodo 29.11.2023-28.11.2026.
