Comunicazione della Banca d'Italia del 20 ottobre 2022: FAQ relative al questionario AML

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Come devono essere compilate le sezioni D ("Mandati fiduciari") e F ("Informazioni di gruppo") del questionario quando non applicabili all'intermediario?

Come indicato nell'Introduzione del questionario, le sezioni D e F devono essere compilate, rispettivamente, dalle società fiduciarie e dalle capogruppo coinvolte nella survey. Relativamente a tali sezioni, gli altri intermediari potranno indicare il valore "zero" qualora sia richiesto un valore numerico (sezione D e voci 42, 2.1 e 43 della sezione F) o non compilare la voce in caso di domande qualitative (voci 40 e 41 della sezione F).

I clienti costituiti da società estere con sede principale fuori dal territorio nazionale ma con sedi secondarie operative in Italia devono essere indicati nella voce b della sezione A ("clienti con sede all'estero")?

Si, tali clienti vanno indicati nella voce b) della sezione A.

I clienti ditte individuali devono essere indicati nella voce "a.1 di cui persone fisiche" della sezione A?

Si, tali clienti devono essere indicati nella voce "a.1 di cui persone fisiche" della sezione A. Ai fini della presente voce, rileva infatti la qualità di persona fisica, a prescindere dall'esercizio di attività d'impresa o professionale.

Come deve essere rilevato il numero di rapporti cointestati nell’ambito della voce c. della sezione A?

Come indicato nelle Istruzioni del questionario, per la rilevazione dei rapporti cointestati, si deve attribuire a ogni cointestatario la relativa quota attinente al rapporto (es., in caso di conto cointestato a due clienti sottoposti rispettivamente ad adeguata verifica rafforzata e ordinaria, andrà considerata la quota del 50% del rapporto nella voce 1.1 e l'ulteriore quota del 50% nella voce 1.2). Considerato che per la voce c. non possono essere inserite cifre decimali, potranno essere eseguite approssimazioni all'unità sui dati complessivi calcolati in base alle modalità sopra indicate. In ogni caso, la somma dei rapporti indicata nella voce c.1 (cella G2 del questionario) dovrà essere pari al numero effettivo di rapporti continuativi attivi alla data di riferimento.

Come devono essere rilevati i costi e gli investimenti AML (voci 8 e 9 del questionario) per gli intermediari appartenenti a gruppi?

Il questionario deve essere compilato su base individuale. Pertanto ciascuna controllata dovrà indicare i costi e gli investimenti AML risultanti nel proprio bilancio. I costi delle controllate dovranno includere anche quelli relativi ad attività AML esternalizzate alla capogruppo, se rilevati in bilancio; in tal caso, la capogruppo dovrà indicare i costi al netto di quanto imputato alle controllate.

Come devono essere indicati i costi, gli investimenti e i FTE (voci 8, 9 e 18 del questionario) nel caso in cui tali voci non riguardino soltanto l'antiriciclaggio ma anche altri centri di costo (es. responsabile AML che sia anche responsabile della compliance; costi relativi all'outsourcing di più attività tra cui alcune riferite all'AML)?

Come indicato nelle Istruzioni del questionario, in questi casi le voci devono essere riparametrate per stimare la parte di costo, investimento o FTE riferita all'AML. La stima può essere effettuata sulla base di quanto stabilito nei contratti coi fornitori o con il personale; in assenza di informazioni puntuali nei contratti, i dati potranno essere stimati dall'intermediario sulla base dei criteri ritenuti più appropriati.

Il numero di "FTE impiegati nei controlli AML/CTF di secondo livello" (voce 18) deve includere i FTE impiegati da risorse di società esterne (es. outsourcer)?

I FTE si riferiscono alle risorse interne; pertanto non devono essere incluse le risorse impiegate dalle società esterne.

I FTE devono essere indicati in termini di ore o di persone impiegate nei controlli AML?

I FTE devono essere indicati in termini di persone impiegate.

In relazione alla collocazione della funzione AML (voce 10), in caso di esternalizzazione della funzione AML alla capogruppo deve essere indicata dalla controllata la risposta "non applicabile per esternalizzazione", anche nel caso in cui, oltre al responsabile interno, è stato mantenuto un ufficio dedicato ai controlli AML?

In caso di esternalizzazione della funzione AML alla capogruppo, va sempre valorizzata la risposta "non applicabile per esternalizzazione".

Precisazioni

Si precisa che le risposte fornite in questo documento mirano ad agevolare i rispondenti nella compilazione del questionario oggetto di survey campionaria. Esse si limitano pertanto a fornire chiarimenti su aspetti operativi a supplemento delle istruzioni del questionario. Non si dà invece riscontro in questa sede a quelle richieste di chiarimento che implicano più ampie valutazioni interpretative della normativa AML.

Per tutto quanto non chiarito dalle presenti FAQ e dalle istruzioni, gli intermediari compilano il questionario secondo proprie valutazioni. Tutte le richieste di chiarimento pervenute saranno in ogni caso esaminate per meglio calibrare la versione definitiva del questionario, in vista del suo utilizzo su base strutturale da parte dei soggetti vigilati.

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