Banca d'Italia - Il sito ufficiale della Banca Centrale Italiana

Il database per la consultazione contiene oltre 200.000 schede di inventario, organizzate in ordine gerarchico per i livelli di Archivio, Fondo, Sottofondo, Serie archivistica, Unità di conservazione (Unità archivistica, fascicolo, sottofascicolo, documento).

Esse coprono oltre il 40% della documentazione conservata e riguardano tutti i fondi e sottofondi maggiormente consultati dagli studiosi.

La base dati è continuamente alimentata sin dal 1988. E' stata migrata più volte, di pari passo con l'evolversi della tecnologia software e hardware.

La scheda di rilevazione, estremamente articolata, rispetta la separazione tra dati originali e informazioni aggiunte. Per ogni unità di conservazione schedata viene compilato un abstract del contenuto, più o meno articolato a seconda della necessità.

Schede specifiche, dotate di allegati in formato PDF, vengono utilizzate per la descrizione dei livelli gerarchici superiori (Archivio, Fondo, Sottofondo, Serie archivistica) secondo le regole ISAD(G).

Il sistema permette sia la navigazione gerarchica attraverso i livelli logici della struttura, sia l'effettuazione di ricerche casuali sull’intera base dati o su livelli specifici. In ogni caso le schede descrittive sono ancorate al contesto archivistico gerarchico di appartenenza. In ogni momento è a disposizione l'intera base dati, comprese le schede appena prodotte e non ancora definitivamente attribuite ad un livello logico: in questo caso gli utenti sono avvertiti del parziale stato di lavorazione.

Una volta individuate le schede di interesse, si passa immediatamente alla consultazione delle immagini digitalizzate dei documenti, che sono memorizzate su un sistema di dischi magnetici, disponibili on line, e su compact disk. Ad oggi (2007) sono a disposizione circa 15 milioni di immagini, alcune delle quali a colori. Il sistema permette di escludere dalla consultazione fascicoli, sottofascicoli o singoli documenti che non abbiano maturato i termini di consultabilità previsti dalla legge.

Gli utenti possono accantonare le immagini dei documenti da riprodurre su propri database di stralcio; il reparto tecnico provvede poi alla stampa su carta o alla memorizzazione su CD. In questo caso viene anche fornito un sistema di consultazione e visualizzazione.