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Segnalazioni di operazioni sospette: Delegato di Gruppo ex art. 3 L. 197/91

Sono pervenute a quest'Ufficio, da parte di alcune banche, richieste di parere in merito alla possibilità di accentrare presso un unico Delegato di Gruppo tutte le informazioni relative alle operazioni sospette riscontrate presso le società del Gruppo bancario di riferimento strutturando, in tal guisa, il processo valutativo dell'operazione sospetta a livello accentrato.

Si osserva che le disposizioni vigenti, ex art. 3 co. 2 della L. 197/1991, non vietano il conferimento della delega da parte del "titolare dell'attività" ad un soggetto esterno all'unità giuridica presso la quale si verifica l'operazione sospetta. Detto soggetto sarebbe comunque interno al Gruppo bancario di appartenenza ed abilitato alla consultazione delle evidenze dell'azienda interessata dall'operazione oggetto del sospetto, sulla quale azienda ricadrebbe, in ogni caso, la responsabilità per l'eventuale omessa segnalazione.

Il processo valutativo, secondo tale ipotesi, sarebbe così strutturato:

• il responsabile dell'unità commerciale procede all'individuazione della stessa;
• l'amministratore delegato/direttore generale della società del gruppo provvede all'invio della segnalazione al Delegato di Gruppo;
• il Delegato di Gruppo esamina la fondatezza della segnalazione e la invia all'Ufficio.

La funzione di esame delle segnalazioni di operazioni sospette sarebbe svolta, in tal modo, a livello accentrato per gli intermediari appartenenti al Gruppo bancario. Il delegato del legale rappresentante del singolo intermediario sarebbe in ogni caso una persona fisica, sia pure collocata a capo di una struttura della Capogruppo funzionale all'espletamento del ruolo. Inoltre, lo stesso nell'espletamento dei compiti di valutazione della segnalazione consulterebbe gli archivi dell'intermediario che l'ha inoltrata e, in aggiunta, avrebbe accesso a tutte le informazioni prodotte da soggetti esterni che gestiscono funzioni aziendali in outsourcing ovvero che svolgono attività di provider.

Da un punto di vista generale l'ipotesi organizzativa complessivamente considerata sembra poter assicurare l'omogeneità di comportamento del personale nell'individuazione delle operazioni sospette, in linea con il dettato della legge.

Si ritiene opportuno, peraltro, sottolineare che la circostanza che un unico delegato possa svolgere tali funzioni nell'interesse di più intermediari comporta la necessità di distinguere con chiarezza l'ambito operativo del delegato stesso nei casi in cui l'operatività del soggetto da segnalare sia svolta presso più intermediari appartenenti al gruppo (si pensi - a titolo esemplificativo - ad un trasferimento di titoli da una banca all'altra ovvero ad un cliente che ritira contanti presso una banca che utilizza per richiedere, presso altra banca, certificati di deposito). In tali casi il delegato, nell'assolvimento dei compiti di esame della fondatezza delle segnalazioni, dovrà operare garantendo, comunque, il rispetto dell'obbligo di segnalazione da parte di ciascun intermediario del gruppo interessato all'operazione.