Gli intermediari finanziari, i professionisti e gli operatori non finanziari sono tenuti a inviare alla UIF una segnalazione "quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo".
Il sospetto deve trarre origine dalle caratteristiche, entità, natura dell'operazione o da qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica o attività svolta dal soggetto cui è riferita.
Appositi indicatori di anomalia, adottati e periodicamente aggiornati su proposta della UIF dalle autorità competenti (Banca d'Italia, Ministero della Giustizia, Ministero dell'Interno), nonché schemi di comportamento anomalo sotto il profilo finanziario, emanati e diffusi dalla UIF, sono volti ad agevolare l'individuazione delle operazioni sospette.
Il contenuto delle segnalazioni è definito dalla UIF con proprie Istruzioni.
La segnalazione viene effettuata - secondo uno schema segnaletico uniforme per tutti i segnalanti - attraverso il canale telematico.
Le segnalazioni devono essere effettuate senza ritardo, ove possibile prima di eseguire l'operazione. La UIF può sospendere l'esecuzione delle operazioni sospette per un massimo di cinque giorni lavorativi, sempre che ciò non pregiudichi eventuali indagini in corso.
Le segnalazioni di operazioni sospette non costituiscono violazione di obblighi di segretezza e, se poste in essere in buona fede e per le finalità previste dalla normativa, non comportano responsabilità di alcun tipo (civile, penale o amministrativa).
La UIF effettua l'analisi finanziaria delle segnalazioni di operazioni sospette e le trasmette, arricchite dei risultati di tale analisi, agli organi investigativi: Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di finanza (NSPV) e Direzione investigativa antimafia (DIA).
La UIF archivia le segnalazioni che ritiene infondate, mantenendone evidenza per dieci anni, secondo procedure che consentano la consultazione degli organi investigativi.