Gli intermediari finanziari, gli operatori non finanziari e i professionisti devono inviare alla UIF una segnalazione "quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo".
Il sospetto è desunto dalle caratteristiche, entità, natura dell'operazione o da qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica o attività svolta dal soggetto. Appositi indicatori di anomalia, emanati e periodicamente aggiornati su proposta della UIF, agevolano l'individuazione delle operazioni sospette.
Le segnalazioni devono essere effettuate senza ritardo, ove possibile prima del compimento dell'operazione oggetto della prestazione. La UIF può sospendere l'esecuzione delle operazioni sospette per un massimo di cinque giorni lavorativi, sempre che ciò non pregiudichi il corso delle indagini.
Le modalità di trasmissione sono diverse a seconda della categoria di soggetti obbligati.
Le segnalazioni di operazioni sospette non costituiscono violazione di obblighi di segretezza e, se poste in essere in buona fede e per le finalità previste dalla normativa, non comportano responsabilità di alcun tipo (civile, penale o amministrativa).
La UIF effettua approfondimenti sulle segnalazioni di operazioni sospette e le trasmette, arricchite dell'analisi finanziaria, al Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di finanza (NSPV) e alla Direzione investigativa antimafia (DIA).
Qualora le segnalazioni siano ritenute infondate la UIF le archivia.